自治会の班長になると何かと面倒なのが自治会の募金活動の集金です。
集金に伺うご家庭にはそれぞれの都合があるので、
- いつ募金の集金に伺えばよいのかわからない
- 不在が原因で何度も集金回りをしなければならない
- 突然の訪問に対して、玄関で面倒な顔をされ嫌な気分になる
と、面倒なことを挙げればキリがないです。
本記事では、私の班長体験をもとに『自治会の募金の集金を楽にする4つの工夫』を紹介します。
私は今年初めて自治会の班長になり、嫌々ながらも面倒な募金の集金をしました。
そこでなるべく手間を減らそうと思い、今回紹介する方法を実践したところ、思っていたより手間を減らすことができました。
- 班長になったが、募金の集金方法がわからない
- ご近所に迷惑を掛けない募金の集金方法を知りたい
- なるべく楽に募金を集金したい
という方は、是非参考にしてみてください。
募金の金額の相場
まず最初に、私の地域での募金の金額の相場を簡単に紹介します。
赤い羽根・緑の羽根・歳末助け合い募金など、一通りの募金の相場は200～300円です。
500円までいくと結構出したという印象です。
募金の金額の相場を知っておけば、自分が支払う立場で迷うことが減りますし、募金を集めるときも質問に答えやすくなります。
何気にどのご家庭も募金でいくら出すべきかを迷っていたりしますからね。
ちなみに私の自治会では、自治会長からの募金の案内に各募金の目安の金額があらかじめ書かれています。
当然『募金は任意であって強制ではない』という文言付きでです。
私が集金した実績では、この募金の目安金額をあらかじめ明示しておくと、ほぼ100％のご家庭が目安金額通りで募金を出してくれます。
自治会の募金の集金を楽にする方法
恐らく、最も一般的な募金の集金方法は『各ご家庭に集金に伺う』でしょう。
稀に、封筒やチャック付きのビニール袋などを回覧板に挟み、それを回覧しながら集金するケースもあります（過去に一度だけ経験）。
前者は最も標準的な方法なので違和感は少ないですが、不在時に何度も集金に伺う必要があるなど、班長の負担が極めて大きくなります。
後者は、班長・各ご家庭での負担が最も小さいものの、万が一にもお金が無くなることがあると大変面倒な事態になるので、安全性の観点から推奨はできません。
では、どのような方法で集金するのが楽でしょうか？
1：そもそもの集金回数を減らす
これは私の自治体が今年から取り入れた方法です。
以前までは、各募金のたびに毎回集金をしていました。
赤い羽根で集金1回、緑の羽根で集金1回、歳末助け合いで集金1回、といった具合です。
しかし、一部の班長から、
- 不在の場合に、何度も集金に出なければならず大変
- 募金の種類が多く、そのたびに毎回集金するのは大変
といった声があがり、募金の集金回数を減らすことになりました。
退職しているご家庭であれば多少の面倒は我慢できるかもしれませんが、仕事をしている家庭では負担が大きいですよね？
そこで、そもそもの募金を集金する回数を減らしてしまおうということになりました。
具体的には、
- 複数の募金をまとめて集金
- 1年の前半と後半で1回ずつ集金
※合計年2回
といったやり方です。
募金では各募金にいくらお金を出してくれたか？を記録する必要はありますが、募金ごとで集金を分ける必要はありません。
そのため、後で紹介する『封筒を利用した工夫』も利用して、まとめて集金してしまった方が圧倒的に楽です。
どの募金も1年のどこで実施するかは大体決まっていますよね？
比較的近い時期で行われる募金であれば、集金の機会をまとめてしまった方が手間が減って楽できるでしょう。
2：集金の日時を限定する
募金の集金期間を連絡するだけでは、具体的にいつ集金に来るのかわかりません。
そうなると、各ご家庭はご丁寧に募金の集金を待ってはくれないので、集金に行ったときに不在となる可能性が高くなります。
そのため、募金の集金日時に関する簡単な案内文を作って、募金の案内と一緒に回覧しましょう。
私の場合は、ある週の土日の午前10時～11時といった具合で2回だけの集金に限定してしまっています。
ここで思い切って集金の回数を減らす形で限定してしまうのがコツです。
こうすることで、大体のご家庭はそれに合わせて募金を準備してくれるので、受け取りが非常にスムーズになります。
さらに、集金の時間があらかじめ明確になるため、特別な予定がない限りは家で待機してくれるので不在になることが少ないです。
相手と会えるまで何度も何度も集金に伺うのは大変キツイです。
相手に都合があるのと同様に、集金する班長側にも都合があるのが当たり前です。
何度も集金することを避けるためにも、こちらの都合に合わせて集金日時を限定してしまった方が楽になるでしょう。
なお、集金日時を限定してしまうと、どうしても都合が合わせられないご家庭が出るのでは？という疑問が生まれると思います。
これ自体は仕方のないことです。
そこで、次に紹介する方法と合わせて日時を指定すると、より安心して募金を集金できます。
3：募金を持ってきてもらう
ご家庭ごとで都合の良い時間帯が異なるのは当たり前です。
そのため、各ご家庭の都合の良いときに募金を持ってきてもらうのが二度手間が発生しない集金方法です。
必ずしも、班長が各ご家庭を集金で回らなければならない理由はありませんよね？
班長の仕事は班の募金を取りまとめることなので、自分から集金に出向かないという選択肢を取るのも有効です。
とは言っても、自動的に各ご家庭が募金を持ってきてくれるわけではないので、それをしっかり誘導する必要があります。
具体的なやり方は次の通りです。
- 自分の都合の良い日時の目安をつける
- 受付日時を明記した簡単な文書を作り、回覧で各ご家庭に回す
※『〇月〇日～〇月〇日の△時～△時』のように指定 - 募金を持ってきてくれたときに回収
or
鍵付きポストに投函してもらう
詳細な情報を伝えずに『班長の家まで持ってきてください』と連絡しただけでは、
- 想像していない時間帯に来てしまう
※早朝・夜遅くなど - 家を不在にしにくい
- 食事中など不都合なときに来てしまう可能性がある
といった事態で困ることになるかもしれません。
私の場合は基本的に家にいるので、うちまで持ってきてくださいとだけ伝えましたが、ある程度、日時を明記しておいた方が安心できるでしょう。
作成する文書は次のような簡単なもので十分です。
回覧文書例
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募金を〇月〇日～〇月〇日に回収致します。
お手数ですが、上記の日時のうちでご都合の良いときに△△（名前）までお渡しください。
※投函の場合※
お手数ですが、△△（名前）の郵便ポストまで投函いただきますよう、宜しくお願い致します。
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なお、鍵付きのポストなどに投函してもらう場合には、募金を包む封筒などをあらかじめ用意して回覧で配布しておくと良いでしょう。
封筒を準備しなくても、お金をむき出しの状態で投函する人は恐らくいないとは思いますが、相手にわざわざ手間を煩わせるのも忍びないので、こちらで準備しておくと丁寧な対応になると思います。
なお用意する封筒は次で紹介するようなものが便利です。
4：募金専用の封筒を作って配布
集金のたびに、
- 誰が
- どの募金にいくら出したのか
をメモしながら集金するのは面倒です。
そこで次のような募金専用の封筒を各ご家庭用に用意すると集金が楽になります。
封筒の作り方と配布方法
- 一般的な小さい郵便封筒を用意
- 表に氏名・募金ごとの金額を書く欄を設ける
- 募金の案内と合わせて、各ご家庭用の封筒を回覧板で配布し、1部ずつ受け取ってもらう
私がやっている例だと、封筒の表に、
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氏名：
赤い羽根の募金： 円
（募金目安：300円）
緑の羽根の募金： 円
（募金目安：300円）
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といった形で欄を作って印刷し、回覧板で配布しています。
こうすることで、事前に募金の準備をしてくれるため、金額を聞かれることもありませんし、お釣りの対応をすることもなくなります。
そして、複数の募金を集金する場合にも封筒1つで簡単に集金できて楽です。
先ほどまで紹介した集金日時の事前連絡や、募金を持ってきてもらう場合にもこの方法を利用すると、募金の集金がより一層楽になると思いますよ。
まとめ
- 集金方法を減らす
※年2回などでまとめて集金 - 回覧で集金日時・方法を告知して回覧する
※方法1：指定日時だけ集金に伺う
※方法2：募金を持ってきてもらう
（玄関受け取りor郵便ポストに投函） - 各ご家庭用の募金専用封筒を用意する
いかがでしょうか？
本記事では、面倒な自治会の募金の集金方法を楽にする4つの工夫を紹介しました。
自治会の募金の集金は面倒ですが、班員の方も面倒に思っていると思います。
それぞれの家庭の都合を最大限考慮しながらも、お互いでできる限りの無駄を排除したいところです。
本記事の工夫があなたの苦労を減らすことに役立つことを願っています。
