回覧すべき文書が期日ギリギリで届いた！どうしよう。
募金・会費の集金、回収物の期日が近い案件の場合は、悠長に回覧板を回せません。
下手をすると、各ご家庭で回覧板を回すのが遅く、回覧順序の最後のご家庭が回覧を見る前に締め切りが来てしまいます。
私は自治会の班長をしており、回覧板を最初に回す・募金などを集金する役割を担っております。
そして、回覧板の案内が私の手元に届くのが、募金の締め切り1週間前といった『ギリギリ』だったことが何回かあります。
その最初のときは、回覧板が最後のご家庭に届く日が募金の期日の最終日となってしまいました。
そのため、期日が近い回覧板を普通に回すの、それ以降止めました。
本記事の対象者
期日が近いなど、回覧板を回すのに時間の猶予がない状況の方
本記事では、現在、私が実践している『急ぎの回覧板の回し方』をご紹介します。
本記事を読むと、急ぎの回覧板が無事に受け渡されているか？の不安から解消されます。
急ぎの回覧板の回し方
- 文書の『回覧』部分を取り消し線で消す
- 回覧文書をコピーする
- 各ご家庭のポストに直接投函する
- 急ぎでない文書は通常の回覧で回す
回覧板を回す、という表現とはズレるかもしれませんが、これしかないと思います。
私の経験からすると、各ご家庭が次の家に回覧を回すまでに要する時間は大体1日です。
これは、私が担当している班が全部で7軒、そして回覧板が私に戻るまでの時間が大体1週間（7日）だったからです。
恐らく、大体のご家庭が、回覧板を受け取った翌日に、次のご家庭のポストに投函する感じなのでしょう。
これでも早いかもしれません。
仮に『急ぎ・至急』といった文言が文書にあっても、回覧板をいつ受け取って・いつ見るのか？は当事者しかわかりません。
『至急の案内』などの表現は、あくまでも参考に留め、それが十分に機能しないことを想定しましょう。
そのため、期日が近い場合は、悠長に回覧板を回す時間がないので、1軒1軒、回覧文書を各ご家庭のポストに直接投函しましょう！
急ぎの回覧文書のコピーで十分です。
なお、突然、回覧文書がポストに入っていると、次のご家庭に回さないといけないのか？が気になる方もいます。
そのため、文書の『回覧』という文字を取り消し線で消してからポストに入れると、なお丁寧です。
それだけで、この文書は回覧しなくて良いんだな、と理解してもらえます。
複数の文書がある場合は、この『回覧（取り消し線あり）』の書類を前に出すと良いでしょう。
なお、ご自宅でコピーできない場合があるでしょう。
その場合は、コピー機能のあるプリンターを用意しておくと便利です。
回覧板だけではなく、個人証明といった免許証のコピーなど、他の場面で役立つことが多いです。
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まとめ
- 至急の回覧は、回覧せずにコピー物を各ご家庭に配布する
- 受け取り手が間違って回覧しないように、回覧の文字は取り消し線で消す
回覧板は、情報伝達が遅れるなどの不手際があった場合に、ご近所関係が面倒になることがあります。
そのため、多少の手間をかけてでも、自分にとって不安となる要素を取り払った方が無難です。
なお、私の地区は、毎年班長さんは交代で変わっていきます。
回覧を回す順番に従って、順々に班長さんが入れ替わるシステムです。
『永遠と同じ立場なわけではない』と割り切り、粛々と対応していきましょう。
